Agent.e au service à la clientèle
Sommaire
La demande d’aide à domicile augmente chaque année. Nous avons besoin de renfort pour continuer d’assurer un service à la clientèle exemplaire. En tant qu’agent.e au service à la clientèle, vous serez responsable de la gestion des nouvelles demandes de services et apporterez un support à la coordination. Vous serez la porte d’entrée pour les nouveaux clients; vous devrez les informer et les rassurer.
Le Service d’aide à domicile du Granit compte 65 aides à domicile déployé.es sur un large territoire. En joignant les rangs, vous évoluerez au sein d’une entreprise d’économie sociale qui place l’humain au cœur de son développement. Fondée en 1996, elle œuvre dans un domaine en pleine croissance. Dynamique, l’équipe administrative développe régulièrement de nouveaux projets alignés aux besoins changeants du milieu.
Responsabilités
Service client
- Recevoir les nouvelles demandes de services des clients et les références du CIUSSS.
- Procéder à l’ouverture et la mise à jour des dossiers clients (logiciels Maya et Acomba).
- Effectuer le premier contact avec les clients pour évaluer les besoins.
- Rédiger les requêtes de services qui serviront de documents de travail aux préposé.es, le cas échéant.
- Documenter les dossiers Maya des clients pour transmettre l’information recueillie aux coordonnateurs.
- Acheminer les formulaires à compléter et les documents d’information aux clients.
- Effectuer le suivi des demandes en attente.
- Inscrire les clients au site de la RAMQ pour obtenir leur montant d’exonération financière.
- Transmettre les informations pertinentes aux clients à l’ouverture et de façon ponctuelle lors des mises à jour (fonctionnement, prix, règlements, produits et équipements à fournir, etc.).
- Effectuer le suivi des dates de réévaluation des dossiers clients (fin des références).
- Effectuer les différents changements auprès de la RAMQ (déménagement, situation familiale, etc.)
- Fermer les dossiers des clients inactifs.
- Effectuer des appels auprès des clients pour valider leur satisfaction et mettre à jour leur dossier.
- Recevoir et renseigner les clients qui se présentent au bureau.
Soutien à la coordination
- Répondre aux appels téléphoniques à l’occasion et relayer les informations aux coordonnateurs.
- Collaborer à la confirmation des services auprès des clients.
- Informer les clients lors de l’absence des préposé.es et valider leur désir d’un remplacement.
Gestion des activités courantes
- Valider, corriger et accepter les poinçons des préposé.es.
- Comptabiliser les paiements des clients (argent comptant ou chèque).
- Remplacer au besoin ses collègues de l’équipe administrative notamment lors de leurs vacances ou autres absences.
- Distribuer et compiler les sondages clients.
- Imprimer, plier et poster les factures et états de compte mensuels aux clients.
- Participer à l’animation de la page Facebook de l’entreprise.
- Participer à la mise à jour du site Web de l’entreprise.
- Réaliser toute autre tâche connexe nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise à la demande de la direction générale.
Compétences requises
Formation
- Formation en administration
1 à 3 ans d’expérience dans un domaine connexe - Bonne connaissance de la Suite Office (Outlook, Word, Excel)
- Bonne maîtrise de la langue française (parlée et écrite)
Qualités personnelles
- Facilité dans les relations interpersonnelles et le travail d’équipe
- Entregent et facilité à communiquer verbalement
- Bonne organisation du travail
- Minutie et rigueur
- Capacité à prioriser selon les critères établis
- À l’aise à gérer une grande quantité d’informations (bonne mémoire)
Conditions offertes
Lieu de travail : 4263 rue Laval, Lac-Mégantic, Québec G6B 1A8
• Emploi permanent : 35 heures par semaine
• Salaire : entre 22.68 $ et 24.10 $ selon expérience
• Avantages sociaux : assurance collective + REER/CELI collectif avec participation de l’employeur
• Possibilité de télétravail : pour conciliation travail-famille
• Gestion collaborative : avec une équipe dynamique
*** Un travail qui a du sens, axé sur l’humain !
Demande d'information
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Appelez-nous au 819 583-2550 poste 713
P.S. : nos heures d’ouverture sont du lundi au vendredi de 8h00 à 16h30